Székhelyszolgáltatás, tudjon meg többet!

A cégtábla kihelyezésének szabályai 

Székhelyszolgáltatás igénybevétele esetén a székhelyszolgáltató iroda köteles a nála szerződött vállalkozások cégtábláját jól látható helyen kihelyezni. Ha érvényben lévő szerződés esetén ennek a kötelezettségnek a székhelyszolgáltató mégsem tenne eleget, tájékoztassa erről megbízottját és hívja fel figyelmét feladatának teljesítésére, ugyanis ha az adóhatóság ellenőrizni kívánja az Ön vállalkozását és a megadott címen nem találja, pénzbírság mellett egyéb szankciókkal is sújthatja.

A székhelyszolgáltató folyamatosan frissíti az érvényben lévő, vagy már lejárt szerződések listáját, ami alapján a táblák kihelyezését is végzi.

A nagyobb ügyfélforgalmú székhelyszolgáltató irodáknál többnyire nagyszámú céglistát tartanak nyilván, ez esetben mivel egyrészt fizikailag kivitelezhetetlen és a rendszeres táblacsere is problémás, a cégtábla helyett egy kihelyezett nyomtatvány nyújt tájékoztatást a megbízó cégekről. 

A postai úton érkezett iratok továbbításának, megőrzésének kötelezettsége 

A székhelyszolgáltató a megbízási szerződésben arra vállal kötelezettséget, hogy a megbízó cég részére postai úton érkező iratokat átveszi, az ügyfél részére bizonyos időközönként továbbítja előre meghatározott formában (e-mail, személyes átvétel, postai út), illetve gondoskodik megőrzésükről.

A levelek beérkezése után, a székhelyszolgáltató munkatársa azokat átveszi és még az adott napon scannelt formában átküldi a szerződésben megadott e-mail címre. Az eredeti példányok haladéktalan szüksége esetén, függően attól mit tartalmaz a megállapodás, postai úton is megtörténik a továbbítás vagy azok személyes átvételére is lehetőség van. Utóbbi esetben átvételi elismervény ellenében kerül sor. Ha a személyes átvétel akadályoztatva van, meghatalmazás birtokában meghatalmazott is eleget tehet az iratok átvételének. Ettől függetlenül általában havonta a székhelyszolgáltató postán is eljuttatja Önhöz a beérkezett leveleket.

Ajánlott a cég könyvelőjének e-mail címét is megadni, ugyanis számla érkezése esetén azonnal értesülni fog róla és nyomban elláthatja a szükséges ügyintézési feladatokat.

Egyes székhelyszolgáltatást nyújtó cégek mellett könyvelőiroda is működik, így ha nem szeretne azzal bajlódni, hogy könyvelőt keressen érdemes olyan irodát választani, ahol biztosítják ezt a szolgáltatást is.

Személyes jellegű vagy viszonylag nagyobb küldemények várható érkezése előtt tájékoztassa a székhelyszolgáltató irodát a mielőbbi átvételéről. Nagyobb csomagok érkezése esetén, ugyanis a székhelyszolgáltató nem funkcionálhat raktárként, azok megőrzésére csak rövid ideig vállal kötelezettséget. Néhány esetben az ilyen jellegű küldemények fogadására egyáltalán nem biztosítanak lehetőséget.

A vállalkozás taggyűlésének megtartása a székhelyszolgáltatónál.

A székhelyszolgáltatóval kötött szerződés alapján lehetőség van arra is, hogy tárgyalás megtartását az irodában bonyolítsák le az ügyfelek. Törvényi előírás szerint taggyűlési (közgyűlés) megtartására a székhely szerinti ingatlanban kell, hogy sor kerüljön. A legtöbb esetben, ha kötött bérleti szerződést is a székhelyszolgáltatóval, bérleti díj alapára tartalmaz havonta kb. pár alkalommal lehetőséget tárgyalóhasználatra. A tárgyalók többnyire jól felszereltek, rendelkeznek az összes, tárgyalás megtartásához szükséges eszközzel.

Egyes székhelyszolgáltatónál külön kell a tárgyaló használatáért fizetni. Ez elsősorban azoknál a vállalkozásoknál előnyös, akik az évenkénti kötelező taggyűlésen kívül nem tartanak rendszeresen időközönként tárgyalást.

Tárgyalás tartása előtt mindig időben jelezze a székhelyszolgáltató irodának ezirányú igényét, hogy a megfelelő időpontban biztosítani tudják annak használatát. 

Több cégem van. Mindegyikhez válasszak másik székhelyszolgáltatót? 

Nem feltétlenül kell másik székhelyszolgáltató választania. Persze lehetséges több székhelyszolgáltatást igénybe venni, keresgélni sokáig a székhelyszolgáltatók közül, de nem feltétlenül érdemes. Van egyszerűbb megoldási módja is a felmerült problémának, méghozzá az, hogy egynél jegyezteti be. Jogi szempontból lehetséges, ugyanis több különálló cégről van szó, esetleg különböző tevékenységi körrel, igaz azonos tisztségviselővel. A székhelyszolgáltatás többnyire adminisztratív jellegű tevékenységgel jár, amit ugyanaz a feladatkört ellátó személy is el tud végezni.

A székhelyszolgáltatást nyújtó cégek közül többnek van az ország különböző pontjain, vagy esetleg a fővárosban, Budapesten több kerületben székhelyszolgáltatást nyújtó irodája, így az is megoldható, ha mindenképpen ragaszkodik cégei különböző helyeken történő bejegyzéséhez. Így gyakorlatilag ugyanazokat a kedvező ajánlatokat, csomagokat veheti igénybe és nem kell mindegyik székhelyszolgáltató különböző csomagajánlataihoz, különböző áraihoz igazodnia.

Mi az a KOCKERD-kérdőív?

A KOCKERD-kérdőív az adóregisztrációt követő 13 oldalas kockázatelemző kérdőív, az adóhatóság speciális kérdőíve egy új törvényi szabályzás alapján, melyet megküldhet a vállalkozó székhelyére/a székhelyszolgáltatóhoz. A kérdőív feladata, hogy a vállalkozás által végezni kívánt tevékenységről és az ahhoz szükséges személyi, tárgyi és pénzügyi feltételekről nyújtson információt a NAV számára. A NAV által meghatározott időn belül vissza kell juttatni a kérdőívet. Ennek elmulasztása esetén bírságot szab ki az adóhatóság, a meghosszabbított határidő elmulasztása esetén törli a cég adószámát.

Az adóhatóság a kérdőívet a cég székhelyére postázza ki, székhelyszolgáltatás igénybevétele esetén a székhelyszolgáltatónál alkalmazottak továbbítják ügyfelük részére a kérdőívet.

Székhelyszolgáltatók közül vannak, akik a kérdőív kitöltésére is vállalkoznak, azonban annak hiányos vagy nem megfelelő kitöltése esetén előfordulhat, hogy a vállalkozást a NAV fokozott felügyelet alá vonja.

A kérdőív az alábbi információk szolgáltatását kéri:

-     a vállalkozás tevékenységének bemutatása,

-     az alkalmazottak számával, az alkalmazásukkal kapcsolatos adatokat,

-     a vállalkozás tevékenységének folytatásához rendelkezésre álló eszközök                  bemutatását,

-     a vállalkozás tevékenységének végzéséhez szükséges helyiség adatait,

-     a vállalkozás tevékenységének folytatásához szükséges pénzügyi,                              finanszírozási forrásokat