A postai úton érkezett iratok továbbításának, megőrzésének kötelezettsége 

A székhelyszolgáltató a megbízási szerződésben arra vállal kötelezettséget, hogy a megbízó cég részére postai úton érkező iratokat átveszi, az ügyfél részére bizonyos időközönként továbbítja előre meghatározott formában (e-mail, személyes átvétel, postai út), illetve gondoskodik megőrzésükről.

A levelek beérkezése után, a székhelyszolgáltató munkatársa azokat átveszi és még az adott napon scannelt formában átküldi a szerződésben megadott e-mail címre. Az eredeti példányok haladéktalan szüksége esetén, függően attól mit tartalmaz a megállapodás, postai úton is megtörténik a továbbítás vagy azok személyes átvételére is lehetőség van. Utóbbi esetben átvételi elismervény ellenében kerül sor. Ha a személyes átvétel akadályoztatva van, meghatalmazás birtokában meghatalmazott is eleget tehet az iratok átvételének. Ettől függetlenül általában havonta a székhelyszolgáltató postán is eljuttatja Önhöz a beérkezett leveleket.

Ajánlott a cég könyvelőjének e-mail címét is megadni, ugyanis számla érkezése esetén azonnal értesülni fog róla és nyomban elláthatja a szükséges ügyintézési feladatokat.

Egyes székhelyszolgáltatást nyújtó cégek mellett könyvelőiroda is működik, így ha nem szeretne azzal bajlódni, hogy könyvelőt keressen érdemes olyan irodát választani, ahol biztosítják ezt a szolgáltatást is.

Személyes jellegű vagy viszonylag nagyobb küldemények várható érkezése előtt tájékoztassa a székhelyszolgáltató irodát a mielőbbi átvételéről. Nagyobb csomagok érkezése esetén, ugyanis a székhelyszolgáltató nem funkcionálhat raktárként, azok megőrzésére csak rövid ideig vállal kötelezettséget. Néhány esetben az ilyen jellegű küldemények fogadására egyáltalán nem biztosítanak lehetőséget.